این روزها دانستن اصولی برای نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی برای بسیاری از افراد، واجب است. برای مثال کارمندانی که در شرکت‌های بین‌المللی کار می‌کنند و یا دانشجویانی که می‌خواهند برای دریافت پذیرش از دانشگاه‌های انگلیسی زبان با آنها مکاتبه کنند باید با طریقه نوشتن این نوع ایمیل آشنا شوند. درست است که یک ایمیل رسمی انگلیسی به اندازه یک نامه رسمی نیست اما امروزه آنچه برای مصارف رسمی انگلیسی مورد استفاده قرار می‌گیرد یک ایمیل رسمی انگلیسی است. همچنین آشنایی با طریقه نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی حتی برای افرادی که زبان انگلیسی آنها در شرایط خوبی قرار گرفته، مهم است زیرا نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی دارای اصول خاصی است که باید با آنها آشنا شد. در ادامه به ۵ مرحله نوشتن این نوع ایمیل خواهیم پرداخت.
- در مرحله اول از آماده‌سازی ایمیل رسمی انگلیسی باید به subject line توجه کنید. subject line همان خطی است که در inbox فردِ گیرنده ظاهر می‌شود بنابراین در انتخاب آن باید دقت کنید. متن قابل مشاهده در بخش subject line نیز باید رسمی باشد تا فرد گیرنده ترغیب شود آن را بخواند. برای روشن‌تر شدن موضوع به دو subject line زیر دقت کنید:
Required Student Meeting: December 5th, 10;30
Upcoming Meeting
بی‌شک اولین subject line بسیار پر‌معنی‌تر و کامل‌تر بوده و برای یک ایمیل رسمی انگلیسی کاملاً مناسب است اما subject lineهایی مانند مورد دوم که خلاصه‌تر هستند بیشتر برای ایمیل‌های غیررسمی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- درحقیقت مرحله دوم آماده‌سازی ایمیل رسمی انگلیسی، مرحله اول از نوشتن متن ایمیل است که باید با greeting شروع شود. این مرحله از نوشتن ایمیل با عنوان Salutation شناخته می‌شود. بخش Salutation همیشه در ایمیل‌های رسمی وجود دارد که البته برخی از افراد در ایمیلی‌های غیر رسمی به آن نمی‌پردازند. منظور ما از بخش salutation در این نوع ایمیل استفاده کردن از عباراتی مانند: Dear Lillian و یا Dear Mrs. Price در مواقع رسمی‌تر است. درحقیقت یک ایمیل فرمال یا باید با نوشتن نام فرد گیرنده (مانند موارد مذکور) و یا با نوشتن عبارات زیر آغاز شود (در صورت ندانستن نام فرد):
To whom it may concern
یا:
Dear Sir/Madam
- بخش سوم از ایمیل نیز با عنوان Introduction شناخته می‌شود. نویسنده بعد از اینکه نام فرد گیرنده را در ایمیل ذکر کرد (مرحله قبل) باید نوشتن بخش Introduction و یا همان معرفی را آغاز کند. این بخش از ایمیل رسمی انگلیسی شامل معرفی فرد نویسنده است که در ایمیل‌های غیررسمی از آن استفاده نمی‌شود. نمونه‌ای مناسب برای Introduction به شرح زیر است:
My name is Jordan Smith. I am the professor of Statistics for XYZ University. This message is for all current students.
- بخش چهارم از ایمیل نیز با عنوان Body شناخته می‌شود که همانطور که از نامِ آن مشخص است بدنه اصلی متن ایمیل را شکل می‌دهد. درحقیقت در بخش Body باید درباره هدف اصلی ایمیل نوشت و به بیانی هدف از نوشتن ایمیل را elaborate کرد. نکته‌ای که برای این بخش بسیار مهم است این است که Body ایمیل باید به صورت بسیار دقیق و روان باشد تا از هرگونه سوء‌برداشت و یا سوء‌تفاهم جلوگیری شود.
- مرحله انتهایی از انجام ایمیل رسمی انگلیسی با عنوان closing شناخته می‌شود. درحقیقت در مرحله انتهایی از نوشتن ایمیل باید به جملات، حس پایانی داد. به بیان دیگر هنگامی که فرد گیرنده به بخش closing می‌رسد باید متوجه شود که ایمیل شما رو به اتمام است. همچنین از آنجاییکه ایمیل شما با این بخش به انتها می‌رسد، تأثیر زیادی بر گیرنده خواهد داشت بنابراین در نوشتن آن باید نهایت دقت را به خرج داد. یک بخش closing خوب شامل نام و نام خانوادگی فرد نویسنده، اطلاعات تماس و در برخی موارد عنوان اصلی ایمیل نیز خواهد بود. برای مثال یکی از کلمات رایج برای شروع بخش closing، کلمه Sincerely است. در ادامه نمونه‌ای از یک closing را مشاهده خواهیم کرد:
Sincerely,
Jordan Smith
Professor of Statistics, XYZ College
(آدرس ایمیل)
(شماره تماس)
منبع: