یکی از نگرانی‌های متقاضیان تحصیل در خارج از کشور شاید این باشد: اگر پاسخی از پروفسور مدنظرمان در دانشگاه یا کشور انتخابی دریافت نکردیم، چگونه هدفمان را پیگیری کنیم؟ ایمیل ریمایندر (Email Reminder) ابزاری است که نه‌تنها برای پیگیری گرفتن پذیرش دانشگاه‌های خارج از کشور یا بورسیه و فلوشیپ، بلکه به‌منظور پیگیری ایمیل با هدف اخذ توصیه‌نامه‌های ارسالی از استادها و کارفرماها و حتی هم‌تیمی‌ها به‌کار می‌رود. در ابتدا، متقاضی باید نحوۀ صحیح نگارش ایمیل رسمی به مرجع مدنظر را بداند که پیش‌تر در این مقاله آن را مفصل توضیح داده‌ایم. در مطلب حاضر، موضوع ایمیل ریمایندر را دنبال خواهیم کرد.
نکته‌های مهم در ارسال ایمیل ریمایندر
ارسال ایمیل ریمایندر ترفندهایی دارد که درادامه، به برخی از آن‌ها اشاره خواهیم کرد:
۱. عنوان ایمیل ریمایندر مناسب و مرتبط با هدف متقاضی باید باشد.
۲. متن ایمیل کوتاه و مؤدبانه باشد؛ چراکه پاسخ به ایمیل‌های کوتاه برای استادان بسیار راحت‌تر است. به‌عنوان مثال، اگر متن ایمیل بین پنج تا هفت خط باشد، کفایت می‌کند.
۳. از جمله‌های واضح استفاده شود تا مخاطب منظور متقاضی را درک کند. استادان روزانه معمولاً تعداد زیادی ایمیل دریافت می‌کنند که به‌خاطر‌سپردن مقصود همۀ آن‌ها ناممکن به‌نظر می‌رسد. بنابراین، متقاضی به‌روشنی هدفش از ارسال ایمیل را باید ذکر کند تا گیرنده راحت‌تر بتواند پاسخ بدهد.
۴. متقاضی لازم نیست به استاد مدنظرش یادآوری کند که ارسال پاسخ را فراموش کرده؛ بلکه بهتر است وانمود کند خودش ایمیل را از دست داده است و تمایل دارد دوباره پاسخ را دریافت کند. استفادۀ هوشمندانه از واژه‌های صحیح و بجا تفاوت‌های بزرگی در رسیدن به هدف متقاضی می‌تواند ایجاد کند.
۵. اگر مهلتی برای انجام کاری در نظر گرفته شده است، متقاضی آن را به استادان باید یادآوری کند. یادآوری ضرب‌العجل علاوه‌بر ارائۀ اطلاعات ارزشمند به استادان، باعث می‌شود متقاضی پاسخش را سریع‌تر دریافت کند.
۶. متقاضی از تصاویر کمک بگیرد؛ زیرا افزودن تصاویر می‌تواند راهکاری باشد تا نظر مخاطب جلب شود.
۷. غلط‌های نگارشی و دستوری از ارزش ایمیل می‌کاهد؛ پس، در ایمیل متقاضی این نوع خطاها نباید دیده شود.
۸. بهتر است ایمیل در روزهای کاری ارسال شود؛ چراکه استادان ممکن است در تعطیلات ایمیلشان را بررسی نکنند و ایمیل شما در میان انبوه ایمیل‌های دریافتی آنان گم و احتمال پاسخ به آن کم شود.
۹. تاحدممکن رزومه یا مقاله‌های تحقیقی خود را به ایمیل پیوست نکنید؛ زیرا وارد پوشۀ هرزنامه (Spam) و احتمال دیده‌شدنش کم می‌شود.
۱۰. متقاضی بهتر است مقاله‌های پژوهشی منتشر‌شدۀ استاد را قبل از ارسال ایمیل بخواند و با حیطۀ کاری‌اش آشنا باشد. همچنین، از اصطلاحات فنی مرتبط با حیطۀ کاری آنان استفاده کند.
۱۱. جمله‌ها باید رسمی باشد و با «دکتر» ( Dr.) شروع شود. ناگفته نماند استفاده از «عزیز» (Dear. ) یا «سلام» (Hello) ایمیل را غیررسمی جلوه می‌دهد و احتمال پاسخ‌دهی را می‌کاهد.
۱۲. در انتهای متن ایمیل، متقاضی از توجه استاد باید تشکر کند.
زمان ارسال و تعداد ایمیل ریمایندر
پاسخ واضحی برای زمان ارسال و تعداد ایمیل‌های یادآوری ارسالی وجود ندارد. زمان ارسال ایمیل ریمایندر مستقیماً به مهلت کاری بستگی دارد که متقاضی برایش ایمیل ارسال کرده است؛ مثلاً اخذ پذیرش یا تقاضای توصیه‌نامه یا کسب فاند و فلوشیپ. گفتنی است متقاضی حداقل یک هفته قبل از پایان مهلتش، ایمیل ریمایندر را باید ارسال کند. تعداد ایمیل ریمایندرهای ارسالی می‌تواند سه ایمیل باشد؛ بااین‌حال، این امر نیز به مهلت کار متقاضی و ضرورت انجامش وابسته است.
در انتها، ذکر این نکته بسیار ضروری است که ایمیل ریمایندر از روی نمونه‌های موجود در اینترنت نباید کپی‌برداری شده باشد؛ زیرا استادان به این موضوع نیز حساس هستند. باوجوداین، برای یادگیری چگونگی نوشتن ایمیل ریمایندر حرفه‌ای و مناسب می‌توان به نمونه‌های موجود مراجعه کرد و از آن‌ها ایده گرفت. در اینترنت، وبگاه‌هایی هستند که نمونه‌هایی از ایمیل ریمایندر ارائه می‌دهند که از میان آن‌ها می‌توان به templatelab.com اشاره کرد.
منابع