اگر دانشجو، کارمند و یا مدیر برتر یک شرکت هستید دیر یا زود نحوه نوشتن نامه رسمی انگلیسی را یاد می‌گیرید. برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی باید با اطلاعات و قوانینی آشنا شوید زیرا نوشتن این نامه همانطور که از نامش پیدا است باید به صورت کاملاً رسمی نوشته شود و از هر گونه ایده شخصی، شوخی و یا عبارات غیررسمی خودداری شود. تنها چیزی که باید در نامه رسمی استفاده شود، حقایق و عبارات رسمی است. همچنین هنگام نوشتن نامه رسمی انگلیسی باید دقت کنید که تمام عبارات را در نهایت سادگی و وضوح به کار ببرید.
همانطور که ذکر شد نوشتن نامه رسمی انگلیسی دارای قواعد و اصول خاصی است. به بیانی دیگر برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی باید براساس گام‌هایی مشخص پیش رفت که در این مقاله به آنها خواهیم پرداخت.
مراحل نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی
نامه‌های رسمی معمولاً دارای ساختارهای متنوعی هستند که بسته به موقعیت، گیرنده نامه و… متفاوت است. نامه رسمی در حقیقت یک مقاله و یا نوع خاصی از نوشته آموزشی نیست و برای نوشتن نامه رسمی انگلیسی باید به جزئیات زیادی توجه کرد اما آنچه به عنوان مهم‌ترین ملاک برای نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی، عدم استفاده از عبارات غیر رسمی است. برای نوشتن نامه رسمی انگلیسی نیز با مراحلی را طی کرد تا به ساختار درستی از این نامه دست پیدا کرد. نکاتی که در نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی نیاز دارید به شرح زیر است:
آدرس
در اولین بخش از نوشتن نامه رسمی انگلیسی باید آدرس خود و آدرس فرد گیرنده را یادداشت کنید. نوشتن آدرس خود بسیار مهم است زیرا شما نامه را مینویسید تا از فرد گیرنده پاسخ، دریافت کنید. همچنین محل درج آدرس فرد فرستنده، قسمت بالا و سمت راستِ نامه است. محل نوشتن آدرس فردی گیرنده نیز قسمت پایینی آدرس فرستنده و در گوشه سمت چپ نامه است.
تاریخ
نوشتن تاریخ نیز یکی از موضوعاتی است که در نوشتن نامه، چه رسمی و چه غیررسمی، باید رعایت شود اما قانونِ مشخصی در بابِ محل درج تاریخ وجود ندارد و افراد می‌توانند در بخش‌های مختلفی از نامه آن را درج کنند. فرستندگان معمولاً تاریخ روز را در بخش پایین و راست نامه و یا سمت راست و پایین محل آدرس درج می‌کنند. همچنین خوب است بدانید که در نوشتن تاریخ، بهتر است برای نشان دادن ماه مربوطه به جای عدد از کلمه استفاده کنید.
احوال‌پرسی
احوال‌پرسی و یا همان Greetings مرحله‌ای بسیار مهم در نوشتن نامه رسمی انگلیسی است زیرا این بخش از نامه شامل اولین اطلاعاتی است که حقیقتاً برای فرد گیرنده اهمیت دارد. همچنین برای نوشتن این بخش با ۲ نوع Salutation مواجه هستیم که عبارتند از:
1. در این نوع از Salutation فرد گیرنده را می‌شناسیم و در نتیجه نام او را می‌نویسم. در این نوع از salutation نیز می‌توانیم ابتدا از عبارات استانداری مانند Dr، Mr، Mrs و… استفاده کنیم سپس نام فرد را اضافه کنیم. همچنین در صورتیکه فرد گیرنده خانم باشد و اطلاع دقیقی از وضعیت تأهل وی نداشته باشید خوب است از عبارت Ms پیش از نام او استفاده کنید. عبارت زیر مثالی از نوعِ ۱ salutation است:
Dear Ms Williams
2. نوع دوم از salutation فرد گیرنده را نمی شناسیم و درنتیجه نام او را نیز نمی‌دانیم. در شرایطی مشابه این حالت می‌توان از عبارت Sir یا Madame یا عبارت To Whom it May Concern استفاده کرد. همچنین در صورتیکه از جنسیت فرد گیرنده اطلاع نداشتید می‌توانید از عبارتی مانند Dear استفاده کنید مانند مورد زیر:
Dear Sony Music
پس از اینکه فرد موردنظر را خطاب قرار دادید باید آنچه که می‌خواهید را در ساختاری سازمان‌یافته بنویسید. هر کدام از پاراگراف‌هایی که مینویسید باید هدفی داشته باشد. به بیانی دیگر هیچ کدام از قسمت‌های نامه شما نباید بی‌دلیل یا بی‌هدف باشد. در ادامه به اطلاعات بیشتری درباره بخش‌های مختلف نامه رسمی می‌پردازیم.
مقدمه
بعد از مرحله salutation نوبت به متن نامه می‌رسد. اولین پاراگرافِ نامه، مقدمه است و همانطور که از نامش پیدا است مقدمه‌ای از هدف کلی نامه را در اختیار گیرنده قرار می‌دهد. یکی از عباراتی که در نوشتن مقدمه رایج است استفاده از اصطلاحات تشکرآمیز و یا معرفیِ خود است. برای درک بهتر به مثال زیر توجه کنید.
Dear Mr. Anders,
Thank you for taking the time to meet with me last week. I would like to follow up on our conversation and have a few question for you.
بدنه اصلی متن
بدنه اصلی متن یا Body به همان پاراگراف‌هایی که بعد از بخش مقدمه می‌آید گفته می‌شود. این بخش از نامه درحقیقت شامل اطلاعات اصلی نامه می‌شود و هدف اصلی از نوشتن نامه را گسترش می‌دهد. مثال زیر نمونه‌ای از پاراگراف Body یا همان Body Paragraph است.
Our project is moving forward as scheduled. We’d like to develop a training program for staff at the new locations. To this end, we have decided to rent out space in the local business exhibition center. New staff will be trained by our experts in personnel for three days. In this way, we’ll be able to meet demand from the first day.
بخش انتهایی
بخش انتهایی نامه نیز آخرین قسمت نامه است که باید احساس پایانی که گیرنده منتقل کند. نمونه زیر مثالی از بخش انتهایی یک نامه رسمی است.
Thank you for your consideration of my suggestions. I look forward to an opportunity to discuss this matter further.
نکاتی درباره نوشتن نامه رسمی انگلیسی
در نوشتن نامه رسمی انگلیسی بهتر است به نکاتی توجه شود که در ادامه به برخی از آنها می‌پردازیم.
1. همواره در آغاز نامه رسمی انگلیسی بهتر است دلیلی را مطرح کنید. برای مثال اگر هدف شما از نوشتن نامه تقاضایی برای کسب اطلاعات از فرد گیرنده است خوب است با نامه را با عبارات زیر شروع کنید.
…I am writing to inform you about
…I am writing to ask/ inquire about
…I am writing to inform you that we have not yet received payment for
2. همانطور که پیش‌تر ذکر شد استفاده از عبارات تشکرآمیز در نامه‌های رسمی بسیار رایج بوده که البته استفاده از این عبارات، بیشتر مربوط به زمانی است که شما در پاسخ به نامه کسی دیگر نامه مینویسید، می‌خواهید قدردانی خود را نسبت به یک مصاحبه کاری نشان دهید و… . در ادامه چند نمونه از عبارات تشکرآمیز را مشاهده می‌کنید.
…Thank you for your letter of (date) inquiring about
…We would like to thank you for your letter of (date) asking for / requesting information about
…In response to your letter of (date), we would like to thank you for your interest in
همچنین در صورت درخواست کارِ خاصی از گیرنده نامه می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید:
I would be grateful if you could + Verb
Would you mind + Verb + ing
…Would it be too much to ask that
عبارات زیر نیز برای پیشنهاد کمک به گیرنده نامه استفاده می‌شود:
I would be happy to + Verb
We would be pleased to + Verb
3. همانطور که پیش‌تر ذکر شد بخش انتهایی باید حس پایانی به گیرنده نامه منتقل کند. همچنین استفاده از عباراتی که نشان بدهد شما مشتاق به دیدار مجدد با فرد هستید در این بخش رایج است. به عبارات زیر توجه کنید.
I look forward to meeting / seeing you.
I look forward to meeting you next week.
همچنین هنگامی که از گیرنده نامه می‌خواهید در صورتِ درخواست کمک به شما بگوید می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید
Please do not hesitate to contact me if you have any questions regarding this matter.
If you need any further assistance please contact me.
4. پس از نوشتن بخش انتهایی نامه می‌توان از عبارات زیر استفاده کرد.
Yours faithfully,
Yours sincerely,
عبارات فوق درحقیقت مهری بر اتمام نامه هستند. همچنین بعد از استفاده از این عبارات باید نامه را صورت دستی امضا کنید. نام شما به عنوان فرد فرستنده نیز باید پس از امضا موجود باشد.
در زیر می‌توانید نمونه یک نامه رسمی انگلیسی را مشاهده کنید:
منابع: