یکی از ملاک‌های دانشگاه‌ها به‌منظور پذیرش دانشجویان، درنظر‌گرفتن مهارت‌های آنان در زمینۀ کار، تجربه، ذکاوت و شخصیتشان است؛ بنابراین، اکثر دانشگاه‌ها برای پذیرش دانشجویان در مقطع تحصیلات تکمیلی، به توصیه نامه تحصیلی (Recommendation Letter) نیاز دارند. برخی از دانشگاه‌ها قالب‌های آماده‌ای برای نوشتن توصیه نامه تحصیلی ارائه می‌دهند؛ اما این قالب‌ها دقیقاً مشخص نمی‌کنند که کمیتۀ پذیرش روی چه موضوع‌هایی تمرکز و چگونه توصیه نامه تحصیلی را ارزیابی می‌کند. در این مقاله، نکته‌هایی دربارۀ نحوۀ نگارش توصیه‌نامه مطلوب و موضوع‌های مدنظر کمیتۀ پذیرش بیان خواهیم کرد.

تفاوت توصیه‌نامه و معرفی‌نامه (Reference Letter)

پیش از آشنایی با تفاوت توصیه‌نامه و معرفی‌نامه، بد نیست بدانید که در‌کنار توصیه‌نامه، به معرفی‌نامه یا همان (Letter of Reference یا Reference Letter) نیز باید توجه کنید؛ زیرا دانشگاه‌ها یکی از این دو مدرک را می‌خواهند. بسیاری از افراد گمان می‌کنند توصیه‌نامه و معرفی‌نامه شبیه هستند؛ اما در اصل، تفاوت‌هایی دارند که در‌ادامه، با آن‌ها آشنا خواهیم شد.

توصیه‌نامه

دانشگاه توصیه‌نامه را برای مقطع مشخصی درخواست می‌کند و گاهی استاد یا کارفرما مستقیماً و بدون اینکه فرد آن را ببیند، به دانشگاه مقصد می‌فرستد. توصیه‌نامه باید سیصد یا چهارصد واژه باشد و ویژگی‌های شخصیتی و دستاوردها و توانایی‌های متقاضی را نشان دهد.

معرفی‌نامه

معرفی‌نامه مخاطب مشخصی ندارد و اغلب معرف (نگارندۀ توصیه‌نامه) آن را به خودِ متقاضی می‌دهد و او در آینده نیز از آن می‌تواند استفاده کند. معرفی‌نامه معمولاً با عبارت To Whom it may Concern یا Dear Sir / Madam آغاز می‌شود؛ به‌همین‌دلیل، اکثر دانشگاه‌ها از دانشجویان توصیه‌نامه درخواست می‌کنند؛ زیرا نگارشش شخصی است و در زمینۀ دورۀ دانشگاهی مشخصی دربارۀ متقاضی توضیح می‌دهد.

از چه کسی توصیه‌نامه تحصیلی باید درخواست کرد؟

یکی از پرسش‌های مهم این است: «از چه کسی توصیه‌نامه تحصیلی باید درخواست کرد؟» پاسخ به این پرسش به دورۀ مدنظر متقاضی بستگی دارد. به‌عنوان مثال، گاهی دانشگاه‌ها توصیه‌نامه را از استادان و کارفرمایان تقاضا می‌کنند.

  • درخواست توصیه‌نامه از استاد بر مهارت‌ها و دستاوردهای دانشگاهی متقاضی باید متمرکز باشد. هنگام درخواست توصیه‌نامه از استاد، کسی را انتخاب کنید که با او از نزدیک همکاری کرده‌ و بیش از یک نیمسال با او در ارتباط بوده‌اید. همچنین، اگر می‌خواهید کمیتۀ پذیرش را تحت‌تأثیر قرار دهید، از استادی می‌توانید توصیه‌نامه دریافت کنید که در زمینۀ تخصصی دورۀ دلخواهتان مهارت دارد.
  • درخواست توصیه‌نامه از کارفرما بیانگر مهارت‌های مرتبط با دورۀ مدنظرتان باید باشد. هنگام درخواست توصیه‌نامه از کارفرما نیز، کسی را باید انتخاب کنید که اطلاعات مرتبط با دورۀ دلخواهتان را بتواند ارائه دهد. برای نمونه، اگر می‌خواهید برای پذیرش در دورۀ فنی‌ومهندسی اقدام کنید، نامۀ مدیر یکی از شرکت‌های فنی باارزش‌تر از نامۀ کارفرمایی در بخش مشتریان است.

به‌طورکلی، انتخاب معرف برای نوشتن توصیه‌نامه مناسب اهمیت دارد و بهتر است متقاضی و معرف حداقل شش ماه یکدیگر را بشناسند. کسی که شما را در حدی نمی‌شناسد که سوابق دانشگاهی و کاری‌تان را تأیید کند یا کسی که ممکن است توصیه‌نامه مطلوبی برایتان ننویسد، هیچ‌گاه گزینۀ مناسبی برای نوشتن توصیه‌نامه نخواهد بود.

ساختار توصیه نامه تحصیلی

توصیه‌نامه نامه‌ای رسمی است؛ بنابراین، از دیدگاه نوآورانه و خلاقانه نباید به آن نگریست. در‌ادامۀ مقاله، ساختار توصیه‌نامه را توضیح خواهیم داد.

معرفی (Introduction)

در این بخش، توصیه‌کننده (معرف) خودش، ارتباطش با شما (استاد، کارفرما و…)، نگرش کلی‌اش به شما و مدت آشنایی‌اش با شما را بیان می‌کند.

محتوا (Content)

در این بخش، معرف با ذکر پس‌زمینۀ تحصیلی و فعالیت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی‌تان استدلال می‌کند که چرا شما بهترین گزینه برای دورۀ مدنظر هستید.

اختتامیه (Closing)

در این بخش، معرف نتیجه‌گیری قانع‌کننده‌ای به انتهای نامه باید بیفزاید که درخواستتان را ضمانت ‌کند و به‌دنبال آن، عبارت پایانی استاندارد و نام و مشخصات تماسش را ذکر کند و امضا کند.

راهکارهایی برای نوشتن توصیه‌نامه تأثیرگذار

۱. از معرف‌های خود بخواهید که دستاوردهای مختلفتان را بیان کنند. اگر به چند توصیه‌نامه نیاز دارید، از معرف‌ها بخواهید بر جنبه‌های مختلف شخصیتی و دستاوردها و قابلیت‌های علمی و تحصیلی‌تان تمرکز کنند. برای مثال، یک نامه بر قابلیت‌های پژوهشی و نامۀ دیگر بر عملکرد کلاسی می‌تواند متمرکز باشد.

۲. اطلاعات مرتبط را دراختیار معرف‌ها قرار دهید. حتی اگر معرف‌ها شما را می‌شناسند، احتمالاً تمام نمره‌ها و دستاوردهایتان را ثبت نکرده‌اند؛ پس، بهتر است اطلاعاتی مانند CV‌ (رزومه)، فهرستی از دستاوردهای تحصیلی و معدل (ها)، فهرستی از فعالیت‌های فوق‌برنامه و داوطلبانه و زمان دقیق ارسال نامه را در‌اختیارشان قرار دهید.

۳. توصیه‌نامه مهارت‌ها و دستاوردهایتان را در قالب مثال باید توضیح دهد. به‌بیانِ‌بهتر، کسی که توصیه‌نامه را می‌نویسد، صرفاً مهارت‌هایتان را نباید فهرست کند؛ بلکه مثال‌هایی از چگونگی و زمان به‌کارگیری آن‌ها را نیز باید ذکر کند. به‌عنوان مثال، چندان مفید نخواهد بود که بدون ذکر نام پروژۀ پژوهشی‌تان، معرف بگوید مهارت‌های پژوهشی فراوانی دارید.

۴. توصیه‌نامه پیشرفت و ارتقای شما را باید نشان دهد. از‌آنجا‌که کمیتۀ پذیرش هزاران درخواست را خوانده و در کار خود بسیار خبره است، می‌داند نامه‌ای که تنها شما را ستایش می‌کند، غیرواقعی است؛ بنابراین، نوشتن دربارۀ چگونگی پیشرفتتان در گذر زمان اهمیت بسزایی دارد. برای نمونه، شاید هنگامی‌که دورۀ کارشناسی را آغاز کرده‌اید، خجالتی بوده و در کلاس چندان فعال نبوده‌اید؛ اما پس از گذشت چند سال، به‌تدریج به فردی سخنور تبدیل شده‌اید.

۵. لحن توصیه‌نامه نباید زیاد خشک و رسمی باشد. همان‌طورکه گفتیم، توصیه‌نامه نامه‌ای رسمی است؛ اما نباید رسمی‌بودن را با خشک و بی‌روح‌بودن اشتباه گرفت. کمیته‌های پذیرش توصیه‌نامه‌‌هایی را می‌پسندند که در عین رسمی‌بودن، شخصی هستند؛ ازاین‌رو، توصیه‌نامه دربارۀ شما باید صحبت کند. توصیه می‌کنیم در نوشتن توصیه‌نامه از استفادۀ جمله‌هایی کلیشه‌ای خودداری شود که دربارۀ هر دانشجوی دیگری می‌توان آن‌ها را بیان کرد.

نمونۀ توصیه‌نامۀ تحصیلی انگلیسی

در زیر چند نمونه توصیه‌نامۀ تحصیلی انگلیسی را مشاهده می‌کنید:

نمونه-توصیه-نامه-تحصیلی-_-کالج.jpg

نمونه معرفی‌نامۀ انگلیسی

در زیر دو نمونه معرفی‌نامۀ تحصیلی انگلیسی را مشاهده می‌کنید:

نمونه-معرفی-نامه-_-1.jpg
نمونه-معرفی-نامه-_-2.jpg